I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest spółka Suempol sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku Podlaskim, przy ul. Białostockiej 69A, 17-100 Bielsk Podlaski, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000145087, posiadająca NIP: 5432025328, REGON: 052143093 (dalej jako „Administrator”).

II. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z Administratorem, w szczególności w celu realizacji praw, o których mowa w pkt V – VII poniżej, można się skontaktować za pomocą:

a) wiadomości e-mail przesłanej na adres: biuro@suempol.pl; 

lub

b) poczty tradycyjnej przesłanej na adres: ul. Białostocka 69A, 17-100 Bielsk Podlaski.

III. CEL PRZETWARZANIA, PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA ORAZ OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

i. Komunikacja z Administratorem za pomocą poczty e-mail, poczty tradycyjnej, formularza kontaktowego zamieszczonego na stronie internetowej www.suempol.pl

Administrator może przetwarzać dane osobowe, osób prowadzących komunikację z Administratorem za pomocą poczty e-mail lub poczty tradycyjnej.

Administrator może przetwarzać także dane osobowe osób korzystających z formularza kontaktowego zamieszczonego na stronie internetowej www.suempol.pl w zakładce „Kontakt”.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu komunikacji z Administratorem.

Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną działania Administratora oraz okres przez jaki dane osobowe są przechowywane wskazano w tabeli poniżej.   

Cel przetwarzania danych osobowych Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych 
Komunikacja z Administratorem, rozwiązywanie spraw, których dotyczy korespondencja, udzielanie odpowiedzi na zadane pytania, prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej Administratora. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość komunikacji oraz udzielanie odpowiedzi i rozwiązywanie spraw, których dotyczy korespondencja jak również prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej przez Administratora)

 Dane osobowe są przechowywane do momentu zakończenia komunikacji lub rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja/ udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie.
Zabezpieczenie informacji (archiwizacja) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów dotyczących komunikacji oraz spraw, których dotyczy komunikacja, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona praw Administratora)

 Do momentu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

ii. Komunikacja z Administratorem za pomocą połączeń telefonicznych

Administrator przetwarza dane osobowe, osób nawiązujących kontakt z Administratorem za pomocą połączenia telefonicznego.

Połączenia telefoniczne nawiązywane z Administratorem są nagrywane. Kontynuowanie rozmowy z Administratorem po wysłuchaniu wstępnego komunikatu stanowi wyrażenie zgody na nagrywanie rozmowy.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu komunikacji z Administratorem.

Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną działania Administratora oraz okres przez jaki dane osobowe są przechowywane wskazano w tabeli poniżej.

Cel przetwarzania danych osobowych Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych
Rozwiązywanie spraw, których dotyczy rozmowa, udzielanie odpowiedzi na zadane pytania, prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej Administratora. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest udzielanie odpowiedzi i rozwiązywanie spraw, których dotyczy rozmowa, jak również prowadzenie bieżącej działalności gospodarczej przez Administratora)

 Dane osobowe są przechowywane do momentu zakończenia komunikacji lub rozwiązania sprawy, której dotyczy rozmowa/ udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie.
Zapewnienie najwyższej jakości świadczonych usług, zapobieganie sytuacjom konfliktowym dotyczącym udzielanych przez Administratora informacji. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie najwyższej jakości świadczonych przez Administratora usług jak również zapobieganie sytuacjom konfliktowym)

 Dane osobowe przechowywane są przez okres świadczenia usług oraz okres niezbędny do zapobiegnięcia ewentualnym sytuacją konfliktowym jak również ich wyjaśnienia, jednak nie dłużej niż do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów dotyczących komunikacji oraz spraw, których dotyczy komunikacja, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona praw Administratora)

 Do momentu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

iii. Korzystanie z profili społecznościowych Administratora

Administrator prowadzi profile społecznościowe na portalach takich jak: Facebook, YouTube, Instagram oraz LinkedIn. W związku z powyższym Administrator przetwarza dane osobowe, które pozostawiają osoby odwiedzające te profile (m.in. osoby śledzące profile, zamieszczające komentarze, podejmujące reakcje na zamieszczane posty, subskrybujące profile).

Administrator przetwarza również dane statystyczne korzystając z narzędzi dostarczanych przez Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn, które pozostawiają osoby odwiedzające profile Administratora.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwiać korzystanie z portali Facebook, YouTube, Instagram oraz LinkedIn, co może wynikać z wewnętrznych regulaminów tych portali.

Niezależnie od przetwarzania danych osobowych przez Administratora, dane pozostawiane na portalach społecznościowych (Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn) mogą być również przetwarzane przez właścicieli tych portali, zgodnie z wewnętrznymi regulaminami tych portali, co pozostaje poza wpływem Administratora. 

Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną działania Administratora oraz okres przez jaki dane osobowe są przechowywane wskazano w tabeli poniżej.  

Cel przetwarzania danych osobowych Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych
Prowadzenie korespondencji z wykorzystaniem narzędzi dostarczanych przez Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn, udzielanie odpowiedzi na zadane pytania.  art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie korespondencji oraz udzielanie odpowiedzi i rozwiązywanie spraw, których dotyczy korespondencja)

 Dane osobowe są przechowywane do momentu zakończenia komunikacji lub rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja/ udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie.
Prowadzenie działań marketingowych, promocji oraz reklamy produktów wytwarzanych przez Administratora oraz działalności Administratora. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest realizacja marketingu, promocji oraz reklamy wytwarzanych przez Administratora produktów oraz działalności Administratora)

 Dane osobowe są przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu lub ustania celu w jakim dane są przetwarzane.
Prowadzenie analizy oraz badań statystycznych przy wykorzystaniu narzędzi udostępnianych przez Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn, w celu poprawy jakości usług oraz produktów Administratora, jak również ułatwienia korzystania z prowadzonej przez Administratora działalności. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ułatwienie korzystania z prowadzonej przez Administratora działalności, poprawa jej jakości oraz funkcjonalności)

 Dane osobowe są przechowywane do momentu zakończenia prowadzenia analiz oraz badań i wykorzystywania ich wyników. Niemniej okres dostępności danych statystycznych w narzędziach Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn może być dłuższy, co oznacza, że Administrator ma możliwość dostępu do tych danych, lecz pozostaje to poza jego zakresem decyzyjnym. Niezależnie od tego Administrator nie będzie dłużej korzystał z ww. danych.
Zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów związanych m.in. z przetwarzaniem danych osobowych na profilach społecznościowych przez Administratora, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona praw Administratora)

 Do momentu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

iv. Korzystanie z Biuletynu Administratora (Newsletter)

Administrator poprzez stronę internetową www.suempol.pl umożliwia zapisywanie się na Biuletyn (Newsletter), przesyłany przy pomocy poczty e-mail. Za pomocą Biuletynu Administrator przekazuje m.in. informacje o nowych produktach Administratora oraz przepisach związanych z tymi produktami, jak również bieżącej działalności Administratora.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi otrzymywanie Biuletynu. Osoba zapisująca się na Biuletyn może w każdym czasie zrezygnować z subskrypcji.

Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną działania Administratora oraz okres przez jaki dane osobowe są przechowywane wskazano w tabeli poniżej.

Cel przetwarzania danych osobowych Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych
Realizacja usługi wysyłki Biuletynu. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO Dane osobowe są przechowywane do momentu zakończenia świadczenia usługi.
Przekazania informacji marketingowych, promocji oraz reklamy produktów wytwarzanych przez Administratora oraz działalności Administratora za pomocą Biuletynu. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest realizacja celów marketingowych, promocji oraz reklamy produktów wytwarzanych przez Administratora oraz działalności Administratora)

 Dane osobowe są przechowywane do momentu zakończenia subskrypcji Biuletynu.
Zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów dotyczących subskrypcji Biuletynu, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona praw Administratora)

 Do momentu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

v. Przetwarzanie danych osobowych pracowników, współpracowników, reprezentantów, pełnomocników kontrahentów/ dostawców Administratora

Administrator może przetwarzać dane osobowe pracowników, współpracowników, reprezentantów, pełnomocników swoich kontrahentów/ dostawców w przypadku nawiązania współpracy.

Administrator przetwarza następujące dane osobowe pracowników, współpracowników, reprezentantów, pełnomocników kontrahentów/ dostawców: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko pracy, miejsce zatrudnienia. Oprócz danych wskazanych powyżej Administrator może przetwarzać numer PESEL lub numer dowodu osobistego, ewentualnie miejsce zamieszkania reprezentantów lub pełnomocników kontrahentów/ dostawców.

Dane osobowe, o których mowa powyżej Administrator otrzymuje od kontrahentów/ dostawców, na rzecz których pracownik, współpracownik, reprezentant, pełnomocnik odpowiednio świadczy pracę, wykonuje usługi lub których reprezentuje.

Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną działania Administratora oraz okres przez jaki dane osobowe są przechowywane wskazano w tabeli poniżej.

Cel przetwarzania danych osobowych Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych 
Prowadzenie negocjacji. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy)

 Dane osobowe są przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem negocjacji.
Realizacja umów z kontrahentami/ dostawcami. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prawidłowa realizacja umów z kontrahentami/ dostawcami)

 Dane osobowe przechowywane są do momentu zakończenia współpracy z danym kontrahentem/ dostawcą.
Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności o charakterze podatkowym, jeżeli dane osobowe były podane na dokumentach związanych z realizacją takich obowiązków. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO Dane osobowe są przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego.
Zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów dotyczących realizacji umów z kontrahentami/ dostawcami, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona praw Administratora)

 Dane osobowe przechowywane są do momentu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

vi. Przetwarzanie danych osobowych kontrahentów/ dostawców

Administrator przetwarza dane osobowe kontrahentów/dostawców (dotyczy osób fizycznych).

Administrator przetwarza następujące dane osobowe kontrahentów/ dostawców: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko. Oprócz danych wskazanych powyżej Administrator może przetwarzać numer PESEL lub numer dowodu osobistego.

Podanie danych osobowych jest niezbędne w celu zawarcia i realizacji umowy, a ich niepodanie skutkuje niemożliwością zawarcia umowy. 

Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną działania Administratora oraz okres przez jaki dane osobowe są przechowywane wskazano w tabeli poniżej.

Cel przetwarzania danych osobowych Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych 
Prowadzenie negocjacji. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy)

 Dane osobowe są przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem negocjacji.
Podjęcie działań na żądanie kontrahenta/ dostawcy przed zawarciem umowy, jak również realizacja zawartej umowy. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO  Dane osobowe są przechowywane do momentu zakończenia współpracy z kontrahentem/ dostawcą.
Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności o charakterze podatkowym. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO Dane osobowe są przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego.
Zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów dotyczących negocjowania, zawierania i realizacji umów z kontrahentami/ dostawcami, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona praw Administratora)

 Do momentu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

vii. Monitoring w sklepach prowadzonych przez Administratora

Administrator przetwarza dane osobowe w ramach monitoringu w sklepach prowadzonych przez Administratora. Szczegółowy obszar monitorowania został oznaczony znakami graficznymi.

Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, a ich niepodanie uniemożliwi wejście na teren sklepu.

Szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną działania Administratora oraz okres przez jaki dane osobowe są przechowywane wskazano w tabeli poniżej.   

Cel przetwarzania danych osobowych Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych 
Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia)

 Przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia zarejestrowania obrazu. Po upływie tego okresu nagrania są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, w takich sytuacjach powyższy termin może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów dotyczących obecności na terenie zarządzanym przez Administratora. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO 

(prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona praw Administratora)

 Do momentu prawomocnego zakończenia postępowania lub upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

IV. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Administrator może przekazywać dane osobowe, gdy jest to niezbędne w celu wykonania prawnie ciążącego obowiązku na Administratorze, realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jak również realizacji celów przetwarzania danych osobowych, następującym grupom odbiorców:

a) podmiotom, które dostarczają Administratorowi usługi niezbędne do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenia działalności, a w szczególności podmiotom świadczącym usługi kurierskie/pocztowe, dostawcom usług IT, dostawcom usług księgowych, dostawcom usług marketingowych, kontrahentom;

b) osobom upoważnionym przez Administratora, tj. pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki;

c) podmiotom świadczącym usługi doradztwa prawnego;

d) organom państwowym i samorządowym lub innym podmiotom uprawnionym do otrzymywania danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania ciążących na Administratorze zobowiązań.

V. PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE OSOBIE, KTÓREJ DANE SĄ PRZETWARZANE PRZEZ ADMINISTRATORA

W zakresie oraz granicach wynikających z przepisów prawa osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora przysługują następujące prawa:

a) dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);

b) sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO);

c) usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO);

d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO).

VI. PRAWO SPRZECIWU

Niezależnie od praw wyszczególnionych w pkt V powyżej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO).

VII. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO PREZESA URZĘDU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Ponadto osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzoru, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 RODO).

VIII. INFORMACJE O PLIKACH COOKIES WYKORZYSTYWANYCH PRZEZ STRONĘ WWW.SUEMPOL.PL

i. Informacje podstawowe

Strona internetowa www.suempol.pl może wykorzystywać pliki cookies, które służą do identyfikacji sesji użytkownika. Pliki te odpowiadają za poprawne działanie przedmiotowej strony internetowej.

Pliki cookies (zwane również „ciasteczkami”) to pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika strony internetowej. Zazwyczaj zawierają one nazwę strony: www.suempol.pl, czas ich przechowywania na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer służący do identyfikacji sesji użytkownika.

W plikach cookies strona internetowa przechowuje podstawowe informacje o sesji użytkownika oraz informacje potrzebne dla optymalizacji i poprawnego wyświetlania treści zawartych na stronach. Informacje te służą do:

Pliki cookies stosowane w serwisie www.suempol.pl nie przechowują żadnych danych osobowych ani innych informacji zebranych od użytkowników.

W ramach strony internetowej stosowane są dwa rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” to pliki tymczasowe, które są przechowywane w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia witryny lub przeglądarki internetowej. Cookies „stałe” są przechowywane w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

ii. Pliki cookies podmiotów trzecich

Korzystając ze strony internetowej www.suempol.pl możesz otrzymywać ciasteczka pochodzące od współpracujących ze stroną podmiotów trzecich takich jak np. Facebook, Google, Twitter, Pinterest. Więcej informacji na temat tych ciasteczek możesz znaleźć na stronach internetowych poszczególnych podmiotów trzecich.

iii. Zablokowanie i usuwanie plików cookies

Wszystkie nowoczesne przeglądarki pozwalają na włączenie bądź wyłączenie mechanizmu plików cookies (domyślnie zazwyczaj jest on włączony). Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies lub chce je usunąć, może zmienić ustawienia swojej przeglądarki internetowej.

Należy pamiętać, że w wyniku zablokowania plików cookies, niektóre funkcje strony internetowej mogą nie działać poprawnie.

IX. ZMIANA POLITYKI 

Niniejsza Polityka jest na bieżąco weryfikowana oraz w razie potrzeby aktualizowana.