1. DEFINICJE

Poniższym zwrotom użytym w niniejszym regulaminie nadaje się następujące znaczenie:

1.1.	Kandydat	osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawie świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu;
1.2.	Komisja ds. Naruszeń	jednostka upoważniona do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych,                              a w szczególności podejmowania działań następczych, w skład którego wchodzą: – Pełnomocnik ds. Naruszeń, – Dyrektor zakładu lub osoba zajmująca równoważne stanowisko, – doradca prawny wskazany przez Zarząd Spółki;
1.3.	Pełnomocnik ds. Naruszeń	osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w imieniu Spółki, zajmująca stanowisko  – PRACOWNIK ADMINISTRACJI;
1.4.	Pracownik	osoba, o której mowa w art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy lub art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, świadcząca pracę w Spółce;
1.5.	RODO	Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
1.6.	Regulamin	niniejszy dokument, tj. Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych;
1.7.	Spółka	Suempol sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku Podlaskim, przy ul. Białostockiej 69A, 17-100 Bielsk Podlaski, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000145087, posiadająca NIP: 5432025328, REGON: 052143093, kapitał zakładowy wpłacony w całości w wysokości 13 961 000,00 zł;
1.8.	Współpracownik	osoba fizyczna świadcząca pracę na rzecz Spółki na innej podstawie niż umowa o pracę w tym na podstawie umów cywilnoprawnych takich jak umowa o świadczenie usług, umowa zlecenie, umowa o dzieło i inne;
1.9.	Zarząd Spółki	Zarząd spółki Suempol sp. z o.o.;
1.10.	Ustawa	ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów;
1.11.	Sygnalista	osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: (a)       Pracownik, (b)        Współpracownik (c)        przedsiębiorca, (d)        prokurent, (e)        akcjonariusz lub wspólnik, (f)         członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, (g)        osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, (h)        stażysta, (i)         wolontariusz, (j)         praktykant, (k)        funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin, (l)         żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, (m)       Kandydat.

 

2. CEL I ZAKRES ZASTOSOWANIA

• • Celem Regulaminu jest stworzenie bezpiecznych kanałów umożliwiających zgłaszanie przypadków naruszeń prawa w Spółce, zapewnienie należytej ochrony Sygnalistom, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz osobom powiązanym z Sygnalistą w szczególności poprzez zapobieganie działaniom odwetowym, jak również stworzenie systemu skutecznego wykrywania oraz zapobiegania naruszeniom prawa w Spółce.
  • Regulamin stosuje się odpowiednio do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
  • Spółka wdraża procedury zawarte w Regulaminie dbając o przestrzeganie przepisów prawa, mając na względzie poprawę społecznej percepcji działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości, jak również propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów prawa.
  • Regulamin znajduje zastosowanie do wszystkich Sygnalistów, a w szczególności Pracowników oraz Współpracowników, niezależnie od zajmowanego stanowiska, stażu pracy czy formy zatrudnienia, a nieprzestrzeganie zasad zawartych w Regulaminie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej.

 

3. NARUSZENIE PRAWA

• • Każda osoba, do której znajduje zastosowanie Regulamin uprawniona jest do dokonania zgłoszenia naruszenia prawa dostrzeżonego w Spółce, niezależnie od tego kto dopuszcza się naruszenia, w tym od zajmowanego przez taką osobę stanowiska czy sprawowanej funkcji.
  • Naruszeniem prawa, które może podlegać zgłoszeniu, zgodnie z Regulaminem jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

a) korupcji,

b) zamówień publicznych;

c) usług, produktów i rynków finansowych;

d) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

f) bezpieczeństwa transportu;

g) ochrony środowiska;

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

i) bezpieczeństwa żywności i pasz;

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

k) zdrowia publicznego;

l) ochrony konsumentów;

m) ochrony prywatności i danych osobowych;

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

r) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt (a)-(p) powyżej.

• Ponadto jako naruszenie prawa traktuje się działanie lub zaniechanie sprzeczne z postanowieniami wewnątrzzakładowych regulacji, a w szczególności:

– Regulaminu Pracy obowiązującego w Spółce;

– Zasad ochrony danych osobowych obowiązujących w Spółce, w tym stosownych polityk ochrony danych osobowych;

– niniejszego Regulaminu.

 

4. ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA

• • Zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonane w ramach:

a) zgłoszenia wewnętrznego – przekazanie informacji o naruszeniu prawa Spółce, zgodnie z procedurą opisaną szczegółowo w pkt 5 (Zgłoszenie Wewnętrzne) Regulaminu oraz pkt 6 (Postępowanie – Zgłoszenie Wewnętrzne) Regulaminu;

b) zgłoszenia zewnętrznego – przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu, zgodnie z informacjami zamieszczonymi w pkt 7 (Zgłoszenie Zewnętrzne) Regulaminu.

• Sygnaliści podlegają ochronie na zasadach szczegółowo opisanych w pkt 8 (Ochrona Sygnalistów) Regulaminu, z zastrzeżeniem wyjątków wyraźnie tam wskazanych.

 

5. ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE

• • Do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa w ramach zgłoszenia wewnętrznego upoważnieni są Pełnomocnicy ds. Naruszeń.
  • Zgłoszenie naruszenia prawa w ramach zgłoszenia wewnętrznego może być dokonane poprzez:

a) przesłanie korespondencji na adres siedziby Spółki, tj. ul. Białostocka 69A, 17-100 Bielsk Podlaski, z dopiskiem „do rąk własnych Pełnomocnika ds. Naruszeń”;

b) spotkania osobistego z Pełnomocnikiem ds. Naruszeń;

c) wrzucenie pisma do teczki umieszczonej w sekretariacie Teczka opróżniana jest systematycznie, tj. nie rzadziej niż raz w tygodniu. Z czynności tej sporządza się stosowny protokół.

• Spotkanie osobiste z Pełnomocnikiem ds. Naruszeń, o którym mowa w pkt 5.1 przeprowadzane jest w terminie do 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, o chęci odbycia takiego spotkania.
• Sygnalista, może dokonać zgłoszenia przy wykorzystaniu formularza „ZW – Zgłoszenie” stanowiącego załącznik do Regulaminu. Każde zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

– dane Sygnalisty  tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres e-mail;

– datę sporządzenia zgłoszenia;

– dane osoby/podmiotu, naruszającego prawo;

– opis naruszenia prawa.

• Oprócz informacji wskazanych w pkt 5.4. zgłoszenie może zawierać także dowody lub wykaz świadków potwierdzających naruszenie prawa.
• Sygnalista otrzymuje informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, o ile zgłoszenie zawiera adres, na który należy przekazać potwierdzenie.
• Informacja zwrotna na temat zgłoszenia zawierająca informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań przekazywana jest Sygnaliście nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w 5.2.  Regulaminu lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia nie później niż w terminie            3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
• Zgłoszenia anonimowe Spółka pozostawia bez rozpatrzenia.

 

6. POSTĘPOWANIE – ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

• • Spółka zapewnia, aby każde zgłoszenie wewnętrzne rozpatrywane było z poszanowaniem zasad Regulaminu, przy dołożeniu należytej staranności oraz powagi, jak również z zachowaniem obiektywizmu i bezstronności.
  • Każde zgłoszenie wewnętrzne objęte jest ścisłą poufnością, a dostęp do danych zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym jak również do samej treści zgłoszenia mają wyłącznie osoby uprzednio upoważnione przez Spółkę. Zakazane jest ujawnianie treści zgłoszenia wewnętrznego osobom nieupoważnionym przez Spółkę, z wyłączeniem organów państwowych oraz osób, którym przysługuje dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym na mocy odrębnych przepisów prawa, w tym organów ścigania.
  • W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dokonywane jest w sposób, o którym mowa w:

a) pkt 5.2. (a) Regulaminu Pracownik bądź Współpracownik odpowiedzialny za odbiór korespondencji przekazuje, nieotworzoną przesyłkę bezpośrednio do rąk Pełnomocnika ds. Naruszeń,

b) pkt 5.2. (b) Regulaminu Pełnomocnik ds. Naruszeń utrwala otrzymane informacje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego „ZW – Zgłoszenie”. Formularz podlegają weryfikacji przez Sygnalistę.

• Pełnomocnik ds. Naruszeń, który otrzymał zgłoszenie wewnętrzne rejestruje zgłoszenie w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych nadając mu numer porządkowy. Następnie Pełnomocnik Naruszeń przekazuje zgłoszenie wewnętrzne Komisji ds. Naruszeń.
• Pełnomocnik ds. Naruszeń w terminie 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, informuje osobę, która dokonała zgłoszenia wewnętrznego o przyjęciu zgłoszenia, o ile zgłoszenie zawiera adres, na który należy przekazać potwierdzenie.
• Po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego, Komisja ds. Naruszeń przystępuje niezwłocznie do wyjaśnienia stanu faktycznego związanego ze wskazanym naruszeniem prawa. W tym celu Komisja ds. Naruszeń uprawniona jest do zadawania dodatkowych pytań bądź przeprowadzania niezbędnych dowodów w celu należytego wyjaśnienia kwestii związanych z danym naruszeniem. Komisja ds. Naruszeń podczas przeprowadzania postępowania wyjaśniającego spełnia w imieniu Spółki obowiązek informacyjny wynikający z RODO w stosunku do osób innych niż Sygnalista. Komisja ds. Naruszeń przeprowadza wszelkie czynności wyjaśniające z dołożeniem należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia Sygnalisty, Pracownika, Współpracownika i osób, których zgłoszenie dotyczy.
• Osoba, której działanie bądź zaniechanie może stanowić naruszenie prawa, o którym mowa w zgłoszeniu wewnętrznym, do czasu zakończenia postępowania wewnętrznego przez Spółkę nie może ponosić negatywnych konsekwencji, a w szczególności odpowiedzialności dyscyplinarnej.
• Komisja ds. Naruszeń, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, przedstawia Zarządowi Spółki rekomendacje co do sposobu ostatecznego rozstrzygnięcia zgłoszenia wewnętrznego i podjęcia działań następczych, w szczególności Komisja ds. Naruszeń może rekomendować:

a) odrzucenie zgłoszenia wewnętrznego w przypadku, gdy naruszenie prawa nie znalazło uzasadnienia w stanie faktycznym; lub

b) podjęcie działań w stosunku do osoby dopuszczającej się naruszenia w granicach obowiązujących przepisów prawa, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odszkodowawczej, przy jednoczesnym przedstawieniu propozycji mających umożliwić uniknięcie podobnych naruszeń w przyszłości.

• Komisja ds. Naruszeń przed podjęciem decyzji uprawniona jest do zasięgnięcia opinii zewnętrznych specjalistów z zakresu prawa, z zastrzeżeniem obowiązku zachowania poufności danych osobowych Sygnalisty.
• Komisja ds. Naruszeń zobowiązana jest do zakończenia postępowania wyjaśniającego oraz przedstawienia rekomendacji w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. W tym samym terminie Komisja ds. Naruszeń przedstawia informacje zwrotną na temat zgłoszenia zawierające informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
• Ostateczną decyzję co do sposobu rozstrzygnięcia zgłoszenia wewnętrznego podejmuje Zarząd Spółki, który nie jest związany rekomendacjami Komisji ds. Naruszeń. Informację co do ostatecznej decyzji rozstrzygnięcia zgłoszenia wewnętrznego przekazuje się osobie wnoszącej dane zgłoszenie. Fakt zakończenia rozpatrywania zgłoszenia podlega odnotowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
• Spółka w każdym czasie zobowiązana jest złożyć do właściwego organu zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa bądź możliwości popełnienia przestępstwa w każdym przypadku, gdy naruszenie prawa objęte zgłoszeniem wewnętrznym spełnia znamiona czynu zabronionego.
• W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy Pełnomocnika ds. Naruszeń bądź członka Komisji ds. Naruszeń osoby te obligatoryjnie zostają wyłączone od rozpatrywania takiego zgłoszenia wewnętrznego.
• Spółka prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, do którego wpisów dokonuje się na podstawie zgłoszeń wewnętrznych. Wpisy do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje Pełnomocnik Naruszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

– numer zgłoszenia,

– przedmiot naruszenia prawa,

– dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

– adres do kontaktu Sygnalisty,

– datę dokonania zgłoszenia,

– informację o podjętych działaniach następczych,

– datę zakończenia sprawy.

• Całość dokumentacji związanej ze zgłoszeniami wewnętrznymi przechowywana jest w zamykanych szafach na klucz, w pomieszczeniach zabezpieczanych zamkami. Dostęp do zgłoszeń, rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz dokumentacji zebranej w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym mają wyłącznie osoby upoważnione przez Spółkę. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne rejestrowane i rozpatrywane jest przy pomocy urządzeń informatycznych, wszelkie dane oraz informacje przesyłane są bezpiecznymi autoryzowanymi przez Spółkę kanałami w zaszyfrowanych plikach, zabezpieczonych hasłami.
• Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
• Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że co innego wynika z odrębnych przepisów prawa.

 

7. ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE

• • Niezależnie od możliwości dokonania zgłoszenia wewnętrznego, Sygnalista uprawniony jest do dokonania zgłoszenia zewnętrznego bez konieczności uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
  • Zgłoszenie zewnętrzne przyjmowane jest przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Szczegółowe informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrzny dostępne są na stronach internetowych Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych.

 

8. OCHRONA SYGNALISTÓW

• • Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby takich działań. Przez działania odwetowe rozumie się bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
  • Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Za niekorzystne traktowanie uważa się w szczególności, jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy:

a) odmowę nawiązania stosunku pracy;

b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

d) obniżenie wynagrodzenia za pracę;

e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

g) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;

h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

i) przekazanie innemu Pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;

j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;

l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

m) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

n) mobbing;

o) dyskryminacja;

p) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania Pracownika na takie badanie;

t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utrata dochodu;

v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

• Za niekorzystne traktowanie uważa się również próbę lub groźbę zastosowania środka wskazanego w pkt 8.2. Regulaminu, chyba że Spółka wykaże, że kierowała się obiektywnymi powodami, a podejmowane przez nią działania nie mają charakteru działań odwetowych.
• Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis pkt. 8.1. – 8.3. Regulaminu stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
• Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

a) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

b) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

• Zgłoszenie lub ujawnienie publiczne nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z przepisami prawa.
• Ochronie podlega również osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia naruszenia prawa, jak również osoby powiązane z Sygnalistą.
• Zgłaszający podlega ochronie na zasadach opisanych w Regulaminie, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
• Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

 

9. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

• • Spółka jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO.
  • Z administratorem, w szczególności w celu realizacji praw, o których mowa poniżej, można się skontaktować za pomocą:

a) wiadomości e-mail przesłanej na adres: biuro@suempol.pl; lub

b) poczty tradycyjnej przesłanej na adres: ul. Białostocka 69A, 17-100 Bielsk Podlaski.

• Administrator przetwarza dane osobowe Sygnalisty na podstawie

– art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze), w celu obsługi zgłoszeń, ich rozpatrzenia jak również zapobiegania naruszeniom prawa w Spółce;

– art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zakresie w jakim Sygnalista wyrazi zgodę na udostępnienie danych osobowych.

• Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, a ich niepodanie będzie skutkowało nierozpatrzeniem zgłoszenia wewnętrznego.
• Dane osobowe są przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że dłuższy termin wynika z odrębnych przepisów prawa.
• Administrator może przekazywać dane osobowe, gdy jest to niezbędne do realizacji postępowania wszczętego na skutek zgłoszenia tj. pracownikom i współpracownikom upoważnionym przez administratora do ich przetwarzania w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia.
• W zakresie oraz granicach wynikających z przepisów prawa osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez administratora przysługują następujące prawa:

– dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);

– sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO);

– usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO);

– ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO).

• Niezależnie od powyższego osobie, której dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), w granicach wynikających z przepisów prawa przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO).
• W przypadku przetwarzania danych osobowych w oparciu o zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), osobie której dane dotyczą przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
• Osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez administratora przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzoru, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO).
• Dane osobowe nie są profilowane. Dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy).

 

10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

• • Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości.
  • Osoba naruszająca postanowienia Regulaminu może podlegać sankcjom określonym w przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz Regulaminie Pracy obowiązującym w Spółce.
  • Za przestrzeganie realizacji zasad Regulaminu oraz jego aktualizację odpowiedzialna jest Komisja ds. Naruszeń.
  • W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie znajdują zastosowanie przepisy Ustawy.
  • Załączniki do Regulaminu:

• Załącznik nr 1 – Formularz zgłoszenia naruszenia prawa – „ZW – Zgłoszenie”;

Pobierz formularz zgłoszenia naruszenia prawa